Pre Tolkien 2009

[Daenor]

Algunas cosas para no olvidar... porque como pasa siempre, los mails quedan archivados, y nunca más se leen. Al menos este post va quedar acá ^^

Saludos!


Algunas Sugerencias dadas por Mare Vilyar, 02-09-2008, luego del a reunión post tolkien del anterior sábado.
(A la cual asistí)

- Mejor señalización de las aulas y las actividades que allí se desarrollan
- Mapitas con Ud está aquí: Muchos visitantes no terminan de entender donde están las aulas/audotorios donde se desarrollan los eventos y lo mas importante es que no todos están dispuestos a preguntar. Esto hace que sea copado hacer un par de mapitas y pegarlos por diferentes lugares.
- Verticalización de estructuras: La idea sería que los organizadores se manejen exclusivamente con los coordinadores de área y que sean estos los encargados de conseguir voluntarios para sus actividades. La idea es trabajar con alguien en quien uno confía lo cual suele ser mas factible que ofrecerse para "lo que venga" y por ende podría aumentar el número de colaboradores.
- Hacer un listado de los socios presentes identificados por smial. La idea principial es saber facil y rapido que smial puede prestar brazos y manos cuando surge algo medio urgente. El gran problema que se genera en las jornadas es que uno suele pedir ayuda a aquellos con quien mas confianza tiene (o peor aún aquellos que conoce) por lo que el responsable de colaboradores debería saber quienes están presentes y ver si es mas factible pedir un colaborador de este o aquel smial en función de cuan reemplazables son para el stand propio
- Cintitas o identificación similar para todos los atandili y/o para los organizadores: Esto se relaciona con el segundo punto, la idea es brindar un "servicio" es decir que la gente sepa que todos los que tienen un carnet o una cinta en la mano son organizadores y que están ahí para ayudarlos
- Si no hay sonido integral, aunque sea un buen megáfono para Tar-Mateykor =D (Daro este lo deje tal cual jeje)
- Handys: Puede sonar loco, pero no perdemos nada con averiguar los alquileres y ver si es posible recortar algunos gastos superfluos para invertirlos en esto, sería genial para la organización (y sobre todo para la salud de varios jeje)
- Para tener una idea de la cantidad de gente que llega, darles un numerito y que eso sirva para algo (por ejemplo un sorteo de algo o que sea un número de la rifa (ponele). Otra sería dar cronogramas numerados o simplemente dar cronogramas y como sabemos cual la cantidad impresa, sale por despeje. El problema con esto es que muchas veces se usan los cronogramas para otras cosas (anotar precios o cosas así) además de los que nos quedamos los atandili por lo que siempre se sobreestimaría el número.


Saludos!
El Kaiser.-
_________________
Cartas SATM:
http://www.meccg.com.ar
Daenor, Kaiser de Formendor

[Hurin]

¿Cuándo se empieza a organizar?
¿dónde será?
¿Fecha?

(sólo para que el tema no se vaya olvidando)
_________________
La libertad es algo
que sólo en tus entrañas
bate como el relámpago.

Miguel Hernández / Cancionero Romancero

[Evendim]

mi papa tiene handys, se los puedo pedir prestado (nose si me los prestara, pero averiguo)

[Daenor]

Se largo la organizacion.
TK 2009.-
Lista socios esta la data, y la iré pegango aquí ^^
A continuacion, presentacion de la Comision Tolkien 2009


Amigos Tolkiendilis:


Como cada año, ansiosos por su llegada, tenemos el agrado de comunicarles que ya hemos comenzado a trabajar en nuestra querida Jornada Tolkien y en la respectiva organización.
Este año, dicha jornada a realizarse el 16 y 17 de Agosto, hemos encontrado un Lema que tiene que ver con un evento muy particular. Esta Tolkien celebrará los DIEZ años de vida de nuestra Asociación, y por tal, nuestro lema serán estos Diez Años, pero principalmente La Unión. Desde ya, nos complace que la mismísima Comisión Organizativa de esta Jornada, está compuesta por socios de distintos smials, lo cual nos ayudará muchísimo a medir valores e ideas desde diferentes puntos de vista, incluso al tener cada uno de nosotros criterios y métodos de trabajo muy distintos.
Seguidamente, si bien tenemos un grupo de socios organizando el general de las actividades, esta Tolkien será un verdadero encuentro nacional (con algunas novedades internacionales), por lo que quedan abiertas las puertas para todos los que quieran sumarse a llevar adelante este evento, mediante presentación de eventos, charlas, debates, y todo tipo de contenidos que hagan de nuestra Tolkien, algo realmente valioso a los ojos de quien la vé.

De esta manera, entonces, presentamos a la nueva Comisión Directiva de la Jornada Tolkien 2009:

• Isilniri – Smial Mare Vilyar (Ciudad de Buenos Aires)
• Silvara – Smial I-Telpë (La Plata)
• Kaiser – Smial Formendor (Norte GBA)

Desde el envió de este correo, comienza la carrera hacia la TK2009. Ya desde el vamos, queremos comentarles que hemos adoptado nuevas metodologías de trabajo, por las cuales apostamos a tener, con la colaboración de TODOS los smials, un evento como nunca antes!! Y en palabras de Silvara: Esta Tolkien la vamos a hacer entre todos… Y no, no es una frase solamente. Estamos convencidos que si trabajamos en grupo, confiando en que todos estamos remando para el mismo lado, tendremos algo maravilloso y mágico realizado para todo aquel que pise nuestra Tierra Media ^^
Al respecto, se enviarán correos a cada smial o responsable de actividades para una mejor organización del evento.

Y casi me estaba olvidando!!
Este año la Jornada se realizará en el Parque Avellaneda (Caballito) los días 15 y 16 de Agosto.
Horarios de siempre, entre 14 y 20 hs.



Gracias desde ahora, a todos los que ayudemos a la realización de estas Jornadas.
Esperamos que entre todos, trabajemos en un fin común: La ATA.


¡¡Namarië!!
Comisión Tolkien 2009
_________________
Cartas SATM:
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Daenor, Kaiser de Formendor

[Daenor]

Muy buenas Señorinas y Señorinos!!

Bien, se viene para largo este mail. El mismo es informativo para completar las áreas que nos quedan, y tener una idea de que haría cada responsable.
En algunos casos se informa, mas alla de que el "puesto" ya halla sido tomado. Porfis, cualquier duda de esto, diríjanse a alguna de nuestras casillas. Más adelante se harán públicos los datos de contacto para cada uno de los colaboradores.

Las Áreas y Actividades que figuran en las listas son las que hoy son las áreas necesarias y las actividades que han sido ya CONFIRMADAS. Desde ya que la persona que desee puede presentarse para realizar alguna actividad que ayude al evento o cubrir algun área nueva en el evento que no estemos contemplando.

Recordamos también que el predio cuenta con una Huerta, donde se pueden dar, por ejemplo, charlas de cocina, repartir lembas y llenarla de hobbits!!! Se nos habia ocurrido un granjero maggot que reciba a la gente, o hobbits que lleven a la gente hacia alla

¡Suertecitas!
¡La CTK!

PD: Fe de Erratas de anteriores:
- El Evento se realizará en Parque Avellaneda situ en Floresta, no en caballito.
- Patricia, integrante de la Comisión es Anariê, de Elen Arannelleva, y no Arkuen de Elen
Telpesireva



Colaboradores

Los colaboradores son aquellos responsables de tareas dentro de la Jornada. Todo tema relacionado con su área será únicamente tratado con ellos, no superponiéndose tareas ni perdiendo tiempo. Asimismo toda persona que necesite alguna cosa de un área en cuestión deberá dirigirse UNICAMENTE al responsable de dicha área. Finalmente esta persona será responsable de informar todo lo referente a sus tareas a la Comisión Organizadora.
A saber: Sabiendo que este año tenemos ya desde hoy bastante material y expositores, hay posibilidades de que ciertas charlas y eventos queden como “soporte/suplente” en el caso que durante el evento, alguna actividad “caiga”. Las actividades de reserva serán las que ocuparán el espacio de las actividades principales. Por otro lado, tambien es necesario saber con todo el material que disponemos, pues ciertas medidas nos llevan a tener en cuenta un segundo cronograma en caso de lluvia (por ser espacio abierto). Y finalmente, como se dirá mas adelante, todo material dado será bienvenido para una base de datos para futuros eventos.
Los colaboradores estarán en contacto directo con uno o varios de los miembros de la comisión organizadora. Se intentará siempre mantener esta relación para comodidad de todos.
Recordamos que la organización de la Jornada Tolkien de este año se cierra el 30 DE JUNIO. Por lo tanto, cualquier actividad no finalizada y presentada para esta fecha, no se realizará y será descartada para el evento.


ÁREAS


Arte Y Decoración (Silvara– Silvina):
Manejo de señaletica, decoración y supervisión de concurso gráfico para la jornada tolkien 2009.
Se encargará del manejo de sectores de predio. Revisión de materiales para decoración y manejo de responsables de la misma índole.

Exposición de Arte (Elwenstorm – Evangelina):
Al realizar esta exposición, el responsable deberá plantear un recorrido visual dentro del espacio asignado a esta actividad. Deberá contactarse con los expositores, obtener el material a exponer y prepararlo (o pedirlo en algún formato y forma) para que sea expuesto. En el caso de que parte del material sea digital, estos archivos deberán ser enviados o alcanzados al responsable para su publicación. Se recomienda, por ejemplo utilizar sitos de upload para la fácil obtención del material de parte del responsable de esta área.

Salón Histórico (Elwenstorm – Evangelina):
A sabiendas de que este año (2009) la ATA cumple diez años de haber sido creada como real asociación, se seteará un salón histórico con material visual de todas las épocas. El responsable de esta área actuaría de igual manera que el responsable del la Exposición de Arte.

Sala de Cine (Eowyn – Paula):
Este año contamos con una sala para poder realizar exposiciones visuales. El responsable de esta área, deberá recopilar el material para esta actividad e informarlo para que sea tenido en cuenta en el cronograma.

Manejo de Artesanos (Luinedhel – María de los Ángeles):
Se encargará desde la “contratación” de los artesanos que tendrás sus puestos de venta en el evento, hasta el manejo de las estructuras para los puestos. Todo lo que refiera a artesanos (contactos, avisos, cobro de espacio, etc) será UNICAMENTE manejado por esta persona.

Difusión (Isilniri – Ludmila):
Desde los medios de comunicación masiva hasta el envio de mails de avisos debe ser realizado por esta persona. Mails de aviso, entendemos por Promoción del evento a realizarse.



Stand Intitucional (Eowyn – Paula):
Principalmente, LA TAREA DE ESTA PERSONA NO ES LA DE ESTAR EN EL STAND INSTITUCIONAL sino, la de organizar coherentemente este espacio para una excelente atención al público visitante. La persona encargada de este espacio debe principalmente obtener una cierta cantidad de ayudantes, que SI serán los encargados de tomar el rol de participar en el Stand Institucional. El responsable deberá instruir a los ayudantes en, entre otras cosas, los siguientes tópicos:
• Conocimiento de la historia de la Asociación.
• Conocimiento de las zonas que cubre la asociación y de los smials que las componen, como así tener presente donde y cuando se realizan las reuniones de cada una de las filiales (por ejemplo teniendo algun cronograma de reuniones)
• Conocimiento de la actividad general de un smial, y en cada caso, saber si realizan eventos especiales en su zona.

Pero principalmente deben saber a la perfección y con lujos de detalle sobre el evento de la fecha:
• Donde se encuentran las áreas de actividades
• Como y donde dirigir al publico dentro del predio
• Cuando y donde se realizan actividades, charlas o muestras.

Cualquier otra cosa que necesiten saber los ayudantes, debe ser agregada.

Finalmente, y para bien de ellos, los ayudante estarán librados de cualquier otra actividad en la jornada oficialmente. Aunque si lo desean, voluntariamente podrán realizar las actividades que gusten, siempre que hablen con el responsable a cargo.
Sea que los ayudantes estén una, dos o tres horas ubicados en el stand institucional, durante el resto de la jornada no estarán obligados a participar en alguna otra actividad.
Esto se debe a que el trabajo que tienen que hacer en el stand institucional es muy importante para la imagen de la asociación, y cuanto mas empeño le pongan a esta actividad, mejor para la asociación toda.

Dirección de Resposables de Smials (Silvara – Silvina):
(De la Comisión organizativa) Se encargará de mantener contacto con los responsables de smials. A quienes también informará continuamente las actividades y pedidos necesarios para el evento.

Responsable de smial:
Cada smial deberá presentar una persona responsable, que será el nexo de comunicación entre smials y comision organizativa. El smial deberá informar a esta persona las actividades que desea realizar, y esta persona informara los detalles de estas actividades a la comision.

Cronograma (Anariêl – Patricia):
Recopilación de datos de charlas, actividades y muestras para la realización de un cronograma en papel. El mismo debe contemplar las actividades a realizarse en la jornada. Es recomendable que esta persona esté al tanto de todo el movimiento y actividades generales de la jornada, de manera que pueda armar un recorrido y no cruzar actividades interesantes por igual.

Mumakero:
Manejo de Contactos Transporte de objetos y Transporte de personas antes, durante y luego del evento. Todo aquel que necesite movilizar cosas en la jornada, deberá recurrir a esta persona quien debe saber a quien llamar (remises, fletes etc, EN LA ZONA) para realizar los movimientos de lo que se necesite.

Técnico
Como adicional, esta persona deberá suplir la tarea de técnico en la jornada. Debe contar con un responsable técnico que cubrirá temas eléctricos, de estructuras diversas y ayudará al responsable de sonido con sus tareas. Debe conocer donde conseguir recursos del área o debe contar con los mismos (cables, enchufes, herramientas) para manejarse en su tarea. Además deberá tener contacto para cubrir.

Bandas y Sonido:
Manejo de bandas que vendrána tocar a la tolkien, obtension de demos e informes de las mismas, conocimiento de los requerimientos que necesita cada una de estas bandas para moverse en el escenario y manejo y preparacion del sonido para dichas bandas.

Responsable de escenario:
Esta persona no solo se encargará de dar los avisos durante la jornada, sino también de preparar el escenario y tener al responsable de la actividad dispuesto ya tiempo antes de esa hora, para que dicha actividad se realice en horario y forma correctos.


Alojamiento:
Red ELLA. Manejo y conocimiento de lugares disponibles para alojamientos. Debería tener listados de donde existen estos espacios, y quien da estos espacio y quien irá a dichos espacios. Como así también contactos telefónicos y correos electrónicos de todas las personas involucradas.

Asociaciones externas:
Se invitará a esta Tolkien a toda Sociedad Tolkien que exista, limítrofes (o no) a participar de esta jornada. El encargado será quien realice dichas invitaciones de un modo formal. Este responsable será quien se comunique con estas asociaciones y se ponga en contacto para cualquier aporte que las mismas quieran hacer en el evento.

Buffet (Cool – Silvana):
Como cada año, el evento cuenta con un buffet propio. La persona responsable de esta área deberá organizarla para su funcionamiento.

Presupuestos:
Persona encargada de manejo de presupuestos de todo tipo. A esta persona se le pedirá que encuentre precios adecuados para todo lo que requiera un gasto por parte de la ATA para el evento.


ACTIVIDADES

Charlas y Actividades:
Cada persona que quiera mostrar, exponer alguna charla, debate o actividad deberá dirigirse al responsable de su smial con los detalles de la misma, que constan de:
• Tipo de Actividad
• Tema a tratar
• Duración real
• Duración posible en caso de que se extienda (por ejemplo en debates)
• Cantidad de gente necesaria para la actividad
• Resumen de cómo se llevará acabo la actividad y cosas necesarias para la misma.
Estos datos ayudarán luego en el armado de un cronograma y de base de datos para futuros eventos.

Teatro en Vivo:
•) Representación de Batalla (Halbarad – Miguelangel):
En este episodio de la Jornada Tolkien, el responsable se encargará de organizar, movilizar y ambientar dicho evento comunicándose con quien sea necesario para el desarrollo exitoso del mismo.

•) Representaciones:
Consta de pequeñas representaciones de índole tierra mediático que se realizarán en varias zonas del espacio. Estas representaciones no serán anunciadas como actividades, y durarán no mas de cinco minutos (quizás en intervalos) a modo de entretenimiento para el publico en gral. Quizas el conjunto de estas 3 o 4 representaciones pueden contar una historia, o quizas solo sean eventos cómicos, dramaticos, etc por separado.

Desfile de ATAvios (Halbarad – Miguelangel):
Se encargará de realizar el armado del desfile, como así también como la preparación para que el mismo sea llevado en forma correcta. A esto nos referimos, si son necesarias fotocopias, lápices, mesas, sillas las debe tener disponible para cuando la actividad se lleve a cabo.

Quiz (Nacho – Nacho (Formendor)):
Se encargará de realizar el armado del juego, asi tambien como la preparación para que el mismo sea llevado en forma correcta. A esto nos referimos, si son necesarias fotocopias, lápices, mesas, sillas las debe tener disponible para cuando la actividad se lleve a cabo.

Torneos de Cartas Mithos (Frodito – Martín):
A realizarse durante la jornada para aquel público que desee participar.

Torneos de Cartas Magic:
A realizarse durante la jornada para aquel público que desee participar.
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Cartas SATM:
http://www.meccg.com.ar
Daenor, Kaiser de Formendor

[Dark]

Tal vez me pierdo algún feriado, pero 16 y 17 son domingo y lunes.

EDITADO: si, veo que es feriado, pero se me hace raro que no se use el sábado (el feriado sería genial para los calambres que dan andar con las mallas y demases encima xD)
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Lego Dark: Vociferatio, Execratio, Mors, Dolor, Bellum, Saevitia
AVPCSC: Asociasión de Vikingos Pro Cascos Sin Cuernos

[Isilniri]

La TK es sabado 15 y domingo 16 de agosto de 2009, en el Parque Avellaneda de la ciudad e Bs As.
El feriado es el lunes 17
Saludos
Isilniri

[Slaveofmysoul]

como me gusta colaborar, me coparia que me presenten alguna preciosura

asi se queda hablando conmigo y no molestamos al resto
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N.M.T.T.

[Dark]

Genial, genial, genial!

Si a la Caída del Anillo fuí con un tendón lastimado, ni en camilla me pierdo la TK
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Lego Dark: Vociferatio, Execratio, Mors, Dolor, Bellum, Saevitia
AVPCSC: Asociasión de Vikingos Pro Cascos Sin Cuernos

[Tarbûrz]

Amigos: Me presento, soy Mariano y puedo colaborar con dos handys y sus respectivas bases para cargarlos. Los llevo el dia del evento y los dejo hasta el dia siguiente. Cuenten conmigo para colaborar los dos dias en alguna tarea, si es necesario.